Özlük dosyası nedir, nasıl hazırlanmalıdır?

Özlük dosyası, çalışanın her türlü haklarının, bilgilerinin ve iş akdi süresince olan durumların belgelendiği bir dosya olduğundan, bu dosyaların tutulması ve saklanması büyük önem taşır. İşçi ve işveren açısından bu bilincin oluşması, olması muhtemel pek çok sorunun önüne geçecektir. Gerek denetim sırasında işveren için, gerekse iş akdi süresince ya da sonlanmasının ardından ispat gerektiren durumlarda işçi için eksiksiz oluşturulması gereken özlük dosyası, kanunen de zorunludur.

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası; her bir şirketin tüm çalışanları için ayrı ayrı tuttuğu, çalışan özelindeki tüm bilgilerin içinde yer aldığı dosyadır. İşverenlerin, çalıştırdığı tüm işçilere ait özlük dosyası oluşturup saklama zorunluluğu 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde belirtilmiştir.

Madde 75’e göre; ” İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?

İş Kanunu ya da farklı herhangi bir kanunda özlük dosyasının şekli ile ilgili herhangi bir yaptırım bulunmaz. Yani, her şirket şeklen uygun gördüğü bir biçimde işçilerine ait özlük dosyalarını oluşturabilir. Ancak 4857 sayılı kanun, özlük dosyasında saklanması gereken belgeleri açıkça belirtmiştir. İş Kanunu’nun 75. maddesinde geçen, ”İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” ifadesinde zorunlu tutulan durumları görebilmeniz mümkündür.

İş yerine ait personelin özlük bilgilerini içeren belge ve evrakları kırtasiyelerde bulabileceğiniz özlük dosyalarında saklayabileceğiniz gibi standart evrak dosyaları ile de saklamanız mümkün olabilir. Özlük dosyalarının şeklen bir yaptırımı bulunmadığından ne çeşit bir dosya içinde belgeleri muhafaza ettiğiniz önem teşkil etmez.

Fiziki olarak özlük dosyası oluşturmanın yanında teknolojinin sunduğu özlük programları sayesinde, dijital ortamda da özlük bilgileri saklanabilir. Yasa ve mevzuatlarımız gereği henüz tamamen dijital ortama geçilemese de dijital ortamda saklanan bilgiler sayesinde kaybolma ihtimaline karşı yedekleme imkanı oluşabilmektedir.

Özlük Dosyasında Olması Gereken Evraklar

Özlük dosyaları, o işçiler ile iş ilişkisi devam ettiği müddetçe aktif olarak kullanılır. İş ilişkisi sürerken meydana gelen yeni bilgiler, evraklar, her yıl yeniden oluşturulan yıllık izin bilgileri ya da işçinin güncellenen özel bilgileri gibi birçok bilgi ve evrak, iş akdi devam ettikçe yenilenmek zorundadır.

Özlük dosyasında bulunması gereken evraklar çeşitlidir. Bunlar;

İşe girerken personelden temin edilmesi gereken evraklar:

• Nüfus cüzdanı fotokopisi,
• Vukuatlı nüfus kayıt örneği,
• İkametgâh belgesi,
• Diploma fotokopisi,
• Sağlık raporu,
• Kan grubu kartı,
• Adli sicil kaydı,
• 2 adet fotoğraf,
• Aile durumunu bildiren belge,
• Askerlik durumunu gösteren belge,
• İş / Hizmet Sözleşmesi,
• SGK işe giriş bildirgesi.

İşe devam eden personelin süreç içinde özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar:

• Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni gibi belgeler,
• Doğum izni, çalışabilir / çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçesi,
• İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiye verilen uyarılar, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması,
• İstirahat ve iş görmezlik raporları,
• İmzalı bordro / ücret pusulaları,
• Varsa ceza belgeleri,
• Maaş zammı, unvan değişikliği, sosyal haklarda değişiklikler gibi bilgilendirme yazıları,
• Performans değerlendirme formları,
• İş kazası tutanağı,
• İşçi hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar.

İşten çıkan işçinin özlük dosyasına eklenecek evraklar:

• SGK işten ayrılış bildirgesi,
• İbraname,
• Çalışma / Hizmet belgesi,
• Fesih bildirimi,
• İstifa dilekçesi,
• Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları,
• Haklı fesih varsa bunu kanıtlayan belgeler,
• İşçiye noterle yapılan bildirimler,
• İhbarname.

Özlük Dosyası Saklanma Süresi

İşveren, işçiye ait her türlü özlük bilgisini saklamakla yükümlüdür. İşçi ve işveren arasındaki iş akdi sonlandığında zaman aşımları göz önünde bulundurularak 10 yıllık bir saklama süresi gerekli görülür. Denetime konu olabilecek inceleme ve gerekli görülebilecek idari para cezaları gibi durumlar için 5 yıl; gelecekte olması muhtemel tazminat davası gibi davalar için 10 yıllık zaman aşımları mevcuttur. Tüm bunlar göz önünde bulundurulduğunda hepsi için 10 yıl süreyle özlük dosyalarının saklanması gerekli görülür.